När ditt företag låter anställda köra företagsbilar är det viktigt att reglerna för hur bilarna får användas är glasklara. Utan en nedskriven överenskommelse riskerar du tvister om kostnader, ansvar och skador – något som både arbetsgivare och förare vill undvika.
Det enklaste sättet att säkra ordning och tydlighet är att skapa en bilpolicy i form av ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är ett juridiskt bindande dokument som kopplar samman en specifik bil med en namngiven förare och tydligt bekräftar att företaget har upplåtit fordonet.
Därför behöver ditt företag en skriftlig bilpolicy
När en bil används i företagets verksamhet uppstår många praktiska frågor som måste vara klara redan från början:
- Vem betalar självrisk om bilen skadas vid en olycka eller parkeringsincident?
- Vem ansvarar för böter och trafikavgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem sköter service, besiktning och däckbyten så att bilen alltid är körklar?
- Vad händer med bilen när en anställd slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Om dessa punkter inte är reglerade kan både företaget och föraren hamna i kostsamma diskussioner. Ett TRF-kort gör att ansvarsfördelningen är tydlig från första dagen.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort fastställer de viktigaste uppgifterna som bekräftar vem som får använda bilen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som har dispositionsrätt
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det klart vem som får disponera bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både arbetsgivare och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter kring skador, böter och underhåll.
- Professionell hantering – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och struktur även i större fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – arbetsgivare och anställd får ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot när frågor uppstår.
Sammanfattning
En bilpolicy är en grundläggande trygghet för alla företag som upplåter bilar till sina anställda. Genom att använda ett TRF-kort blir bilpolicyn juridiskt bindande och knyts direkt till en specifik bil och förare. Det skapar klarhet, minskar risken för tvister och ger en professionell hantering av företagets fordon.